2005-08-04 03:23 #0 av: johan

Sedan Microsoft Office 2003 lanserades har Microsoft pratat mycket om det förbättrade stödet för XML i framför allt Word och Excel. Utvecklare och programmerare har från start insett att detta är mycket spännande, men vad har egentligen vi vanliga Office-användare att tjäna på XML?

Innan vi börjar ska vi lära oss lite om vad XML egentligen är. När vi har fått en grundläggande kunskap om detta, går vi raskt vidare till att se vad vi kan använda det till.

När du läst artikeln hoppas jag att du fått en klarare bild av vad XML är och hur du kan ha nytta av det i Microsoft Office och i ditt dagliga arbete.

Vad är XML?

XML (eXtensible Markup Language) är ett strukturerat och standardiserat sätt att beskriva information på. Det är extremt flexibelt och flyttbart och du kan läsa XML i allt från Anteckningar till komplexa program. Förmodligen använder du program och webbsidor dagligen som utnyttjar XML.

Vi tar det igen: XML är ett strukturerat och standardiserat sätt att beskriva information på.

Tack vare att XML är textbaserat och standardiserat kan program på alla typer av system läsa det och programmerare kan enkelt läsa och skapa XML-filer från sina egna program.

Det är därför fullt möjligt att skapa en XML-fil i ett hemmasnickrat program i Mac OS, öppna och redigera filen i Microsoft Word i Windows, spara om filen och skicka den till ett tredje program som körs på Linux, för att till sist publicera informationen på en webbsida i ett utseende som är anpassat till webbsidans design.

Nedan är ett exempel på en enkel XML-fil:

<?xml version="1.0"?>

<Beställning>

        <Beställare>

             <Namn>Johan Nordberg</Namn>

             <Adress>Hemvägen 1</Adress>

             <PostNummer>12345</PostNummer>

             <PostOrt>Staden</PostOrt>

        </Beställare>

        <Produkter>

             <Produkt>

                 <Namn>Produkt 1</Namn>

                 <Antal>1</Antal>

                 <Pris>100</Pris>

             </Produkt>

             <Produkt>

                 <Namn>Produkt 2</Namn>

                 <Antal>4</Antal>

                 <Pris>137</Pris>

             </Produkt>

        </Produkter>

</Beställning>

Som du ser är det ganska lätt även för vanliga människor att läsa en XML-fil. Ovanstående XML är ett exempel på en beställning där det finns uppgifter om beställaren och vilka produkter som beställts.

Exemplet ovan skulle enkelt kunna visas som ett snyggt Word-dokument eller som ett Excel-ark. I både Word och Excel skulle du givetvis kunna ha snygg design av dokumentet så att det trevligt att läsa eller skriva ut.

Du kan också vara säker på att användaren fyller i rätt typ av information eftersom man kan definiera tydliga regler för vilken typ av information som är tillåten. T ex att "Antal" i exemplet ovan måste vara ett positivt heltal och att beställarens namn inte får vara tomt och endast förekomma en gång i dokumentet.

För att lära dig mer om XML och relaterade tekniker, klicka på någon av länkarna till höger. Informationen är på engelska.

Varför vill man ha XML i Office?

Det kanske främsta skälet till att XML i Office är så bra är att du inte är låst till att använda Microsoft Office. Praktiskt taget alla program som kan läsa eller skriva XML-filer kan därmed också läsa eller skapa Word-dokument eller Excel-filer. I praktiken innebär detta att du kan skriva artiklar och publicera dessa till flera olika plattformar. På ert intranät visas informationen på ett sätt, på er publika hemsida på ett annat och för mobiltelefoner ett tredje. Detta utan att du behöver formatera om ditt dokument i Word. Inget mer dubbelarbete alltså!

Det innebär också att du kan göra en webbsida där användare får fylla i ett formulär och att du utifrån dessa uppgifter skapar ett Word-dokument. Det skulle t ex kunna vara att en kund begär en offert för en produkt och fyller i sina personuppgifter. Webbservern kan därefter skapa ett Word-dokument med ditt företags logotyp, avtalstexter och enkelt inkludera användarens uppgifter samt skicka offerten både till kunden och till säljavdelningen. För oss med ett hälsosamt förhållande till datorer har detta tidigare varit näst intill omöjligt att göra på ett bra sätt.

Väljer kunden att acceptera offerten kan man flytta all information från Word till företagets ordersystem utan att behöva skriva om någon information.

Den stora vinsten med XML är att du kan skilja på information och utseende och det är detta som gör att olika program så enkelt kan ta del av informationen. För du minns väl att XML är ett strukturerat och standardiserat sätt att beskriva information! Hur det presenteras är oviktigt!

XML gör att information blir mycket mer tillgänglig för både människor och system.

Exempel 1: Ett problem du säkert känner igen…

Tänk dig att du har skapat en mängd dokument baserade på ditt företags dokumentmallar. Mallarna innehåller information som företagslogotyp, adressuppgifter och formatmallar för att alla dokument ska se enhetliga ut.

Rätt som det är kommer dagen då företaget växt så pass mycket att ni behöver flytta till nya lokaler. Plötsligt har ni massvis med dokument där det står felaktig adress och telefonnummer i sidfoten på alla dokument.

För många innebär detta att man antingen har högvis med dokument med felaktiga uppgifter, eller att det är någon stackare som manuellt får gå igenom alla dokument och ändra uppgifterna för hand.

Med hjälp av XML hade ni med ett enkelt makro kunnat byta ut adresserna i alla dokument på en gång. Och när du ändå håller på, låt programmet byta ut logotypen till den nya moderna logotypen också och ändra utseendet på formatmallarna så de stämmer överens med er nya grafiska profil.

Exempel 2: Jobba i programmet du gillar bäst

Tänk dig att du jobbar med att publicera information på er hemsida eller på ert intranät. Vore det inte skönt om du kunde publicera informationen direkt från Word där du skrivit texten, istället för att kopiera texten till ert webbpubliceringsverktyg som aldrig beter sig som du vill?

Tack vare att Word 2003 kan använda sig av användardefinierade XML-scheman kan du enkelt märka upp vad som är vad i ditt dokument. Till exempel vad som är artikelns rubrik, vad som är ingress, vad som är innehåll, vilka nyckelord för sökning artikeln har, om den ska placeras på webbplatsens startsida på något speciellt sätt. All denna information kan ett makro, program eller webbapplikation läsa ut och visa på rätt sätt på er webbplats.

Du kan alltså utan större problem få möjlighet att i Word skriva en artikel och med ett knapptryck publicera den på er webbplats i enlighet med er grafiska profil.

Detta är möjligt tack vare stöd för egendefinierade XML-schema, WebServices och XSLT Transformers.

Exempel 3: Flera sätt att se på saken

Många företag jag träffar som utbildare och konsult lägger mycket tid på att omvandla information från ett format till ett annat för att information ska vara så tillgänglig som möjligt för dem.

Marknadsavdelningen kan behöva se information på ett sätt, ekonomiavdelningen på ett annat och styrelsen på ett tredje.

Även här löser XML många problem!

När du öppnar en XML-fil i exempelvis Word har du möjlighet att använda dig av XML-datavyer. Detta innebär att du kan presentera information på olika sätt, beroende på behovet hos användaren.

Tänk dig t ex att du genomfört en undersökning för att undersöka hur personalen på föreget trivs. När resultatet ska analyseras och presenteras kommer personalavdelningen att vilja se all information detaljerat. De vill veta vad personalen svarat på varje enskild fråga och läsa alla kommenterar som skrivits.

Cheferna för respektive avdelning däremot, bör bara se svaren för personer som jobbar på deras avdelning, men även en sammanfattning av hur resultatet för hela företaget ser ut, t ex i diagramform..

VD och styrelse drunknar däremot redan i information, så de vill bara se en koncis presentation med diagram.

Det är enkelt att filtrera och sammanställa data med XML. Du kan jobba med XML-data på ungefär samma sätt som du kan med funktionen AutoFilter i en Pivottabell i Excel för att filtrera, sortera och sammanställa information. Du kan därför skapa olika Vyer som kan användas för att visa information på olika sätt. I Word kallas detta för XML-datavyer. Utanför Office kallas detta vanligtvis för XSLT Transformers.

Sammanfattningsvis…

Sammanfattningsvis hoppas jag att du nu fått en något klarare bild av vad XML är och hur det kan förenkla din vardag.

Du har stiftat bekantskap med många nya ord och termer som säkert snurrar runt i huvudet för att sakta falla i glömska. Men vet du vad – det gör inget! Så länge du kommer ihåg att XML är ett strukturerat och standardiserat sätt att beskriva information på har du lärt dig det allra viktigaste!

Vill du lära dig mer om hur du använder detta i praktiken, kan du fortsätta läsa de mer tekniska artiklarna i spalten till höger.

Glöm inte att det finns ett utmärkt forum här på datorn.ifokus.se där du kan ställa frågor. 

 

Svårighetsgrad

Svårighetsgrad: Svår

Relaterade länkar

Av: johan

Datum för publicering

  • 2005-08-04