2005-11-21 01:02 #0 av: johan

I början av december släpptes den första betaversionen av nästa version av Microsoft Office. Microsoft själva säger att det aldrig har varit så många nyheter som i denna Office-version. Håller de vad de lovar?

Den kanske största nyheten är att användargränssnittet är helt nytt. Menyer och verktygsfält är ett minne blott och istället används något som på engelska kallas ”ribbons” (ännu inte hört det svenska namnet, men fritt översatt blir det ungefär ”remsa”). Istället för menyer visas flikar och istället för verktygsfält visas remsor.

Om du är i fliken ”Write” visas de val som är mest relevanta för att redigera dokumentet, t.ex. teckensnitt, storlek, textjustering, listor med mera. På fliken ”Insert” visas val för att infoga objekt i dokumentet, t.ex. bilder, tabeller, diagram.

Flikar och remsor istället för menyer och verktygsrader

Tabeller

Klicka på bilderna för att se en större version. 

I remsan visas de knappar och val som är mest relevanta för vad du håller på med. Om du jobbar med en tabell i Word ser du val för att hantera tabellen, t.ex. lägga till rader, ändra format eller justera bredder. Om du jobbar med en Pivottabell Excel visas samtliga knappar relevanta för pivottabellen i remsan.

Åtgärdsfönster används inte längre på samma sätt som i Office 2002 och Office 2003. De används fortfarande till guider, exempelvis Skydda dokument eller Koppla dokument.

Förhandsgranskning i realtid

En riktigt cool nyhet är att du ser hur en förändring kommer att se ut innan du gjort den. Om du markerar ett stycke text och väljer listan med teckensnitt ser du hur teckensnittet kommer se ut på din text bara genom att hålla musen över ett teckensnitt.

I en tabell kan du på motsvarande sätt klicka på knappen AutoFormat och bläddra bland många fördefinierade format och se hur det kommer att se ut på tabellen.

Nya filformat

Word, Excel och PowerPoint kan alla spara dokument i PDF-format. PDF:en kan sparas i två varianter: optimerad för publicering på webb och utskrift eller för optimerad storlek.

Utöver PDF finns det stöd för att spara i Microsoft nya format, XPS, vilket sägs vara Microsofts svar på PDF.

På filformatsfronten är det numera så att dokument som standard sparas i ZIP-format. I zip-filen ligger flera filer i XML-format och bilder och andra binära format ligger för sig. Den stora fördelen med detta är att allt är standardformat och det är enkelt för andra system och program att både läsa och skriva filformaten, vilket har varit väldigt svårt med de gamla binära formaten. De nya filerna blir ofta knappt hälften av storleken mot dagens format.

Du kan självklart fortfarande både läsa och skriva de äldre filformaten för bakåtkompatibilitet. Det ska dessutom gå att installera stöd för att läsa och skriva de nya formaten i Office 2000, XP och 2003.

Word

När man öppnar Word visas fliken ”Write”. Där finns de knappar du behöver för redigering av dokumentet samt ikoner för de formatmallar du förmodligen kommer att använda mest, t.ex. Normal, Rubrik 1, Rubrik 2. Behöver du fler formatmallar klickar du på nedåtpilen. Då öppnas ett flytande fönster med tumnaglar som visar hur formatmallarna ser ut. Liknande förhandsgranskning med tumnaglar visas för sidmarginaler, autoformat med mera.

En ny flytande verktygsrad som Microsoft för tillfället kallar ”floaty” öppnas när du markerar text. Den visar knappar och menyer som kan vara användbara för det du markerat. Om du fortsätter skriva tonas verktygsraden bort. Det samma gäller om du flyttar muspekar en bit från den. Flyttar du muspekaren närmare igen så tonar den upp.

"Floaty"

”Document parts” är en funktion som gör det enkelt att infoga vanliga texter eller bilder i ditt dokument, exempelvis standardtexter eller logotyper. ”Document parts” kan redigeras och sparas med en speciell filändelse. Detta verkar vara som en betydligt lyxigare version av dagens AutoTexter. ”Document parts” kan även kategoriseras för att lättare återfinnas.

"Document Parts"

Ett vanligt problem i dagens Word-versioner är att mycket känslig data sparas med dokumentet. Det kan vara spårade ändring, kommentarer, dokumentegenskaper eller dold text. I Word 12 finns det funktioner för att städa dokument innan du sparar dokument.

Det har blivit lättare att jämföra två eller flera dokument. Detta har fungerat i Word 2003, men har inte alltid varit så enkelt. På tal om spårade ändringar spåras även flyttning av text inom dokumentet.

Excel

I Excel har det hänt väldigt mycket. Inte minst för att visualisera data på helt nya sätt. Det innefattar att du grafiskt kan visa relationer mellan data i olika celler, t.ex. genom gradvis tonade bakgrunder eller med pilar för att visa om ett värde stiger eller sjunker.

Tabeller

Att jobba med tabeller har fått ett gigantiskt lyft. I Excel 2003 introducerades funktionen ”Skapa lista” och det är denna som nu har fått gå på gym och vässa musklerna. Bland funktionerna märks bättre tabellformat för att bestämma format på rubrikrad, summarad och olika format på varannan rad för att få bättre överblick. Givetvis är de tillräckligt smarta för att alltid visa varannan rad, även om du infogar nya rader.

När du scrollar en tabell och rubrikraden inte längre syns byts kolumnrubrikerna A, B, C, etc ut och visar istället tabellens rubriker.

Du kan gå från att se rubrikerna i cellerna...
Du kan gå från att se rubrikerna i cellerna...

 

...till att rubrikerna istället visas i kolumnrubrikerna.
...till att rubrikerna istället visas i kolumnrubrikerna.

Det finns inte längre någon programbegränsning av hur många villkorstyrda format du kan ha. Endast datorns minnesmängd avgör detta. Det har blivit mycket enklare att hantera villkorstyrd formatering och de byggs nu upp av regler. Till exempel ”värden under medel ska vara röda”, ”högsta värdet ska vara blått”.

Filtring och sortering

Den mycket uppskattade funktionen AutoFilter har fått precis det man oftat saknat. Du kan nu välja vilka värden du vill visa genom att kryssa i kryssrutor, istället för bara ett val, som idag. Filtren är också mer dynamiska, t.ex. för en kolumn med datum kan du filtrera fram ”senaste månaden” eller ”februari”. En mycket efterlängtad funktion för många är att det nu går att både filtrera och sortera celler efter dess formatering, exempelvis bakgrundsfärg.

En mycket vanlig fråga jag får när jag håller kurs i Excel är om det går att få fler än 65536 rader och 256 kolumner. I Excel 12 är svaret Ja! Upp till 1 miljon rader och 16 000 kolumner. Det borde räcka ett tag. :)

Hela diagramdelen är omarbetad och du kan göra mycket mer avancerad formatering och 3D-diagrammen är verkligen 3D.

Cirkeldiagram

När du skriver formler får du smart hjälp med funktionen AutoComplete. Det innebär att Excel själv fyller på namn på formler som matchar det du skriver. Det samma gäller namn på namngivna områden eller tabellrubriker.

Ytterligare ett par viktiga nyheter är att det finns stöd för att publicera Excel-dokument till en server och jobba med dem i webbläsaren samt bättre stöd för att dela data mellan arbetsgrupper. Detta kommer jag skriva mer om i senare artiklar.

Outlook

I Outlook har det inte hänt lika mycket nytt som i Word och Excel. En nyhet jag uppskattar mycket är att du kan få bra överblick över alla uppgifter du skapat, oavsett om det är från PowerPoint, ett flaggad e-brev eller vanliga Outlook-uppgifter. Uppgifter visas i kalendern under vald dag för att ge bättre överblick.

 

Klicka på bilden för en större version.
Klicka på bilden för en större version.

Det har blivit enklare att jämföra kalendrar genom att lägga två eller flera kalendrar ovanpå varandra som om de vore genomskinliga. Olika personers möten visas med olika färger. Flera kalendrar kan sammanfogas till en ny.

Sökningen har blivit mycket snabbare genom att innehållet indexeras på liknande sätt som MSN Desktop Search eller Google Desktop Search.

Outlook kan läsa RSS-strömmar och visa i mappar på ungefär samma sätt som du läser e-post.

PowerPoint

PowerPoint har alltid varit bra på att visualisera saker, men något som alltid varit begränsat har varit diagrammotorn. I PowerPoint 12 används Excel för att skapa diagram och allt du kan göra i Excel, kan du också göra lika enkelt i PowerPoint.

PowerPoint 

Att skapa olika typer av processflöden eller flödesdiagram har blivit ännu enklare. Du kan utgå från en punktlista och välja att visualisera den på olika sätt.

Flera nya typer av effekter finns för att få snyggare presentationer, t.ex. ”Glow” och ”Bevel” samt bättre stöd för 3D.

Även i PowerPoint har samarbete mellan olika personer blivit enklare. Du kan spara bilder i ”Slide Libraries” och sedan länka in bilder till din presentation. Ändras originalbilden uppdateras din presentation automatiskt.

>> Vad tycker du om nyheterna? Diskutera artikeln!