2005-11-16 22:08 #0 av: johan

Med funktionen Verifiering får du full kontroll på inmatningarna i Microsoft Excel. Du kan du undvika att användare kan mata in felaktiga typer av data i din kalkyl. Här får du hjälp att komma igång med funktionen.

I sitt grundutförande används Verifiering för att kontrollera att man t ex endast matat in heltal i celler som kräver detta, eller datum inom ett visst intervall för celler som kräver detta eller att man valt ett värde från en lista med godkända värden.

Det finns många fördelar med att användare matar in data i en förutbestämt format. Det blir mindre risk för att dina formler blir fel och det blir mycket enklare att analysera datat om det är enhetligt.

Sådant som ofta matas in felaktigt är t ex datum. Det finns så många sätt att mata in dom på och Microsoft Excel är relativt kinkig i hur det ska matas in för att verkligen tolkas om ett datum.

För att kunna få så relevant statistik som möjligt är det också viktigt att alla matar in uppgifter på samma sätt. På en reseräkning är det viktigt att alla fyller i utgiftstyp på samma sätt, så att det blir enkelt att filtrera eller sortera alla reseräkningar utan att man missar något.

Tillåta endast tal, datum eller tid.

Markera de celler som du vill endast ska kunna innehålla tal, datum eller tid. Gå sedan till Data-menyn och välj Verifiering.

Dialogrutan Data, Verifiering

I rutan Tillåt väljer du Hela nummer om du vill tillåta heltal, Decimal om du vill tillåta decimaltal, Datum om du vill tillåta datum eller Tid om du vill tillåta tid. I rutan Data väljer du en villkorstyp som ska krävas för informationen. Det kan vara t ex mellan ett visst intervall, högre eller lägre än ett visst värde eller lika med eller inte lika med ett visst värde.

Tyvärr finns det inget direkt sätt att tillåta allt som är av rätt typ, förutom att sätta ett villkor som är högst otroligt att man kommer att fylla i, t ex att det inte ska vara lika med något väldigt lågt värde. Datum och tid är inte heller helt perfekt, eftersom det fortfarande kommer gå att mata in t ex ”3” i ett datumfält. Detta kommer då tolkas som datumet ”1900-01-03”.

Beroende på villkorstyp, får du också fylla i minimum och maximumvärde som ska tillåtas.

Tryck slutligen Ok. Du kommer nu inte skriva in text i cellerna du markerade och om du satte start- eller stoppvärden kan du inte mata in värden utanför dessa intervall.

Välja värden från lista

Valet Tillåt, Lista är kanske det som Verifiering används till oftast. Med detta val kan du tillåta ett urval av värden. Tillåtna värden visas som en nedrullningsbar lista. De val som ska gå att välja kan du antingen mata in direkt eller hämta från ett område celler.

 

Exempel på hur en verifieringslista ser ut.
Exempel på hur en verifieringslista ser ut.

 

 

För statiska värden:

  1. Gå till Data, Verifiering. Välj Tillåt, Lista.
  2. I Källa, skriv valbara värden och separera med ”;”. T ex blå;röd;grön
  3. Tryck Ok.

För värden från celler

  1. Förbered en lista med alla tillåtna värden. Lägg gärna listan på ett eget blad.
  2. Markera alla värden i listan och klicka i Namnrutan, som du hittar precis ovanför rubriken för A-kolumnen. (Till vänster i Formelfältet) Skriv ett namn, t ex MinaVal, och tryck Enter för att spara namnet. Namnet får endast innehålla A-Ö, 0-9 och _-tecken. (Anledningen till att ett namn måste skapas är att det inte går att ha listan med val på ett eget blad annars)
  3. Gå till bladet där du vill visa den nedrullningsbara listan och markera cellen eller cellerna som ska använda listan.
  4. Gå till Data-menyn, Verifiering. Välj Tillåt, Lista. I Källa, skriv in namnet på din lista, t ex MinaVal. (Om du glömt namnet, eller är lat, kan du trycka på F3 och få upp en dialogrutan med alla namn du skapat.)
  5. Tryck Ok.

När du står i cellen så visas nu en listpil. När du trycker på den visas en meny med tillåtna val. Inga andra värden kan matas in i cellen.

Egna felmeddelanden

När du begränsat vad man får skriva in i en cell och matar in ett ogiltigt värde visas en varningsruta med information om detta. Texten i denna är inte speciellt kul. Lyckligtvis kan du skriva egen text i den.

 

Tråkigt felmeddelande
Tråkigt felmeddelande

Gör så här för att skapa en egen text:

 

  1. Markera en cell som har verifiering. Gå till Data, Verifiering.
  2. Välj fliken Felmeddelande.
  3. Skriv in rubrik och ett eget felmeddelanden.
  4. Tryck Ok

När du nu matar in otillåtna värden visas din egna ruta istället.

 

Roligt felmeddelande
Roligt felmeddelande

 

Nu har du lärt dig en hel del om hur du kan göra för att kontrollera vad användare får mata in i dina kalkyler. Hoppas det kommer dig till nytta!

 

Av: johan

Datum för publicering

  • 2005-11-16