2005-09-07 23:55 #0 av: johan

Tycker du att det är svårt att få dina utskrifter på precis det sättet du vill? Du är långt från ensam! I den här artikeln beskriver jag några av problemen och självklart också lösningarna. :)

 

Ofta när jag håller kurs i Excel får jag samma frågor om utskrifter. Problemen ställer till stora problem, men lösningen är enklare än man tror. Det gäller bara att veta hur.

Utskriften är lite för stor – hur får jag in den på ett papper?

Du ska skriva ut en kalkyl men upptäcker att den är två kolumner för bred för att få plats på ett papper. Visst, du kan försöka anpassa kolumnbredderna så att allt får plats, men det kan ställa till andra problem som att texten eller sifforna inte får plats i kolumnerna.

Ett bättre tips är att använda funktionen ”Passa”. Gå till Arkiv, Utskriftsformat. På fliken Sida väljer du Passa. Här kan du välja hur många sidor du vill att din utskrift ska få plats på. Om det är en enkel kalkyl brukar en sida i bredd och en sida i höjd fungera bra. Har du däremot en lång lista bör du välja en sida i bredd, men lika många sidor i höjd som utskrifter är i normalläget.

Med funktionen Passa kan du zooma ned utskriften så att den får plats på ett bestämt antal papper.

Med funktionen Passa kan du zooma ned utskriften så att den får plats på ett bestämt antal papper.

 

När du använder Passa zoomar Excel automatiskt ned utskriften tillräckligt mycket för att få plats på det antal sidor i bredd och höjd som du valt. Som du kanske förstår fungerar det inte att zooma ned tio sidor till en sida och fortfarande tro att det ska vara läsbart.

Varför skriver Excel ut mycket mer än vad som finns på bladet?

Det finns flera saker som kan göra att Excel får för sig att din kalkyl eller lista innehåller mer information än den verkligen gör. Detta brukar innebära att du får ut flera tomma papper ur skrivaren, eller i värsta fall med någon linje eller annat skräp så att pappret inte går att återanvända.

Det här kan bero på flera saker. Den vanligaste anledningen är att det ligger något i en cell som Excel uppfattar som viktigt. Det kan vara både innehåll och formatering.

Sidbrytsgranskningen är ett utmärkt verktyg för att lösa den här typen av problem. Aktivera sidbrytsgranskningen genom att välja Visa, Förhandsgranska sidbrytningar.

 

I läget Förhandsgranska sidbrytningar kan du enkelt var du vet att bladet slutar och var Excel tror att bladet slutar. Den blå tjocka linjen visar var utskriften slutar. De prickade blå linjerna är automatiska sidbrytningar. Den grå ytan kommer inte skrivas ut.

Förhandsgranska sidbrytningar

Förhandsgranska sidbrytningar

I exemplet ovan är kolumnerna G-I helt överflödiga och dom ska vi därför ta bort. Markera först de överflödiga kolumnerna och välj sedan Redigera, Radera, Allt. Du ser direkt resultatet. Den blå tjocka linjen flyttas in till kalkylens högra kant.

En viktig skillnad mellan Delete-tangenten och Redigera, Radera, Allt är att Delete-tangenten enbart tar bort cellernas innehåll, inte dess formatering. Ofta är det formateringen som kan ställa till problemen.

Om inte detta fungerar, gå till Arkiv, Utskriftsområde, Ta bort utskriftområde.

Varför skriver Excel ut helt fel område?

Om Excel skriver fel område, för litet område eller ett alldeles för stort område beror det ofta på att man har bestämt ett Utskriftområde. Detta ser man enkelt genom att välja Visa, Förhandsgranska sidbrytningar. Man kan också se detta om man går till Arkiv, Utskriftsformat, Blad.

Står det något i rutan Utskriftsområde raderar det och trycker sedan Ok. Excel skriver nu ut hela utskriften.

Hur skapar jag egna sidbrytningar?

När du är i läget Visa, Förhandsgranska sidbrytningar kan du lägga till eller ta bort sidbrytningar. Om du vill infoga en ny sida på höjden markera du den första raden på den nya sidan (alltså sidan du nu ska skapa). Högerklicka sedan och välj Infoga sidbrytning. Vill du infoga en ny sida på bredden markerar du istället första kolumnen för den nya sidan och högerklickar du därefter väljer Infoga sidbrytning.

Egna sidbrytningar visas som en heldragen blå linje.

För att ta bort en sidbrytning markerar du cellen under sidbrytningen. Högerklicka därefter och välj Ta bort sidbrytning.

Varför händer inget när jag infogar sidbrytning?

Om inget händer när du infogar sidbrytningar beror det förmodligen på att du använt funktionen Passa för att få in hela utskriften på ett bestämt antal papper i bredd och höjd.

Gå till Arkiv, Utskriftsformat och fliken Sida. Välj därefter Förminska/förstora och sätt värdet till 100%.

Hur får jag rubriker att upprepas på varje sida?

I långa listor som löper över flera sidor vill man ofta ha rubrikerna överst på varje sida. Detta fixar du enkelt genom att välja Arkiv, Utskriftsformat och fliken Blad. Ställ dig i rutan Rader överst och klicka därefter på den raden i bladet som du alltid vill ska upprepas på varje sida.

Lycka till!

Av: johan

Datum för publicering

  • 2005-09-07