spara till pdf så ska de flesta kunna se dina dokument

Hur gör jag det? Är det bara att skriva namn.pdf?

Antingen så väljer du Office-knappen, Spara som, Word 97-2003-format. Då kan i princip alla läsa den som har något office-program.

Spara som PDF kan du göra om du laddar ned tillägget för det. På Office-knappen, Spara som, PDF och XPS eller något sådant.

Hur gör jag för att ladda ner det tillägget?

Titta under Office-knappen, Spara som så bör du kunna gissa. Minns inte om det heter Fler format, eller PDF och XPS eller något i den stilen.

XML hittar jag något som heter under fler format men inget PDF.

Behöver jag inte ladda ner tillägget innan det finns i den rullisten?

dert är det sista valet direkt under spara som.

annars har du direktlänk här.

Kanske bäst att tillägga att det handlar om en utskrift; du kan alltså visa ett utsnitt av kalkylbladet som en eller flera sidor i PDF, men det går inte att använda som kalkylblad, och du kan inte skriva ut hela arbetsboken som PDF. Det är samma sak som att skriva ut på papper.

Om du vill att man ska kunna använda kalkylbladet eller arbetsboken så måste den som ska använda det ha ett kompatibelt program. Jag har inte 2007, men om det är skillnad på formatet jämfört med 2003 så finns nog möjligheten att spara i det äldre formatet.

Värt att nämna kanske att OpenOffice och StarOffice kan bearbeta Excel arbetsböcker/kalkylblad. OpenOffice kan vem som helst ladda ner, så det borde inte vara något problem att använda ett kalkylark eller en arbetsbok från Microsoft Office oavsett version.

Både OpenOffice och StarOffice har PDF som val utan att något tillägg behövs.

Tack allihop för hjälpen!

Förstår inte varför så många ger tips om att ladda ned diverse tillägg alldeles i onödan. Har man skaffat sig en ny version av någonting (t ex Office-paketet) och vill spara ett dokument, så att de som inte har den nya version kan öppna och behandla dokumentet normalt, behövs inga tillägg.

Man väljer "Spara som" under "Arkiv". Sedan väljer man att spara dokumentet i en äldre version av precis det program man har, exempelvis Excel (om det nu är dokumentets format). Det visas flera äldre versioner att spara i, så det är bara att välja den version som var den mest vanligt förekommande innan den senare släpptes.

#10 En anledning till att välja ett nyare format KAN vara att det finns brister i äldre format (annars hade det ju inte funnits någon anledning att skapa ett nytt format över huvud taget). Man kan då tillåta sig att anta att det nya formatet kanske är säkrare, stöder fler ”finesser” eller vad det nu kan vara. Detta borde då innebära att om man sparar till ett äldre format, så finns risken att saker man hade med i sitt dokument inte kan sparas i äldre format.

Visst, oftast gör man enklare saker, så att man kan spara i vilket format som helst utan förluster, men ibland är ju livet inte så enkelt…

Sedan finns det ju också en hel del anledningar att undvika binära format (DOC, XLS och så vidare), men det vet väl alla redan.

guraknuger lyckades lägga till en släng om nåt annat än vad den ursprungliga frågan handlade om, som nu: "Sedan finns det ju också en hel del anledningar att undvika binära format (DOC, XLS och så vidare), men det vet väl alla redan."

Vad menar du med det? Vilka "alla" vet vad du syftar du på? Varför bör man inte spara sin kalkyl i xls-format, när man skapat den i Excel? Det trodde ju jag att sara ville och svarade utifrån det antagandet.

Inte fattade jag resonemanget om nytt format heller. Det var väl en ny version av Office och dess ingående program, som sara har börjat använda?

Kan någon som begriper skillnaderna förklara?

#12 Jovisst, och traditionellt har ju exempelvis Microsoft använt samma filtillägg även när man har ett nytt format för filen, så att om man spar i en ny version av Excel så kanske filen inte kan öppnas i en äldre version; det är ett annat format. Så diskussionen gäller faktiskt filformat även om det till stor del handlar om program.

Och kanske det var dumt av knugen att foga in "binärt" där, allt i datorn är ju binärt; också de öppna formaten. Men om vi håller oss till senare versioner av Excel, så är det ju en specifik finess som gör att filerna inte passar äldre versioner, och det är pivottabellerna. Om det är någon skillnad mellan 2007 och 2003 vet jag inte.

Och det var vad som föranledde den ursprungliga frågan.

Excel-filerna är numera uppbyggda som arbetsböcker med ett flertal kalkylblad, där det förekommer länkningar mellan celler mellan flera blad eller till andra filer. För att kunna använda beräkningsmodeller och länkningar behöver man ett kompatibelt program, och det kan vara exempelvis Open Office eller Star Office. Tipsen som har kommit om att använda ett generellt format som PDF har nackdelen att man kan inte använda beräkningsmodellerna eller länkningarna; man kan bara spara en ögonblicksbild av kalkylbladet på samma sätt som när man skriver ut på papper.

Jag förutsätter att när man vill att alla ska kunna "läsa" så förutsätter man också att alla ska kunna använda beräkningsmodellerna som finns i filen. Varför annars använda Excel alls? Det är ju trots allt ett kalkylprogram (med en viss kapacitet att göra databaser). Det kan ju också vara så att man har gjort formulär, där något ska kunna matas in för att man ska få ut ett resultat utifrån sina egna inmatade data. Det kan man inte göra i PDF-formatet, utan man måste ha ett program som kan bearbeta filen.

Och i regel kan man spara i ett äldre format, vilket löser en del av problemet. Då kan alla som har endera den äldre eller den nyare versionen använda filen, och dessutom alla som inte har Excel men laddar ner Open Office.

Som sagt; med reservation för eventuellt nya finesser i 2007 kommer det att funka, och nya versioner av programmet har verkligen ett annat filformat, även om de fortfarande har samma filtillägg.

Utomordentligt väl förklarat Inkanyezi! Alltid skönt att få belägg för att man faktiskt har hyfsade grundkunskaper som fungerar praktiskt. Att sedan få insikt i anledningen till att det fungerar si och så är värdefulla tillägg i kunskapsbanken.

#12 Osäker på hur jag ska kunna vara ännu tydligare, men om jag säger binärt i någon sorts motsats till rena textfiler så kanske det blir lite klarare. Textfiler kan man öppna och läsa i nästan vad som helst, en vanlig textredigerare går bra, det finns hur många som helst: Emacs, gEdit, Anteckningar. Poängen är att filerna kan läsas av en människa, mer eller mindre. Ett binärt format kan man öppna i vissa textredigerare men en mäniska har nog väldigt svårt att tolka vad den egentligen innehåller, då det hela förmodligen kommer att se MYCKET kryptiskt ut. Man behvöer särskild programvara för att tolka sådana filer, specialskrivna för filformatet ifråga. Ett sådant program kan vara Word om det är en DOC-fil (som alltså är ett binärt format). Andra exempel på binära format är, för att ta några ur högen, MP3, JPEG, AVI och MPEG.

#13 Jag har inte provat själv, men nog har jag hört att man ska kunna fixa formulär i PDF-format med exempelvis OpenOffice.org. Jag vet i alla fall att det finns sådana PDF-filer, en av dem är ett köpekontrakt för bilköp som finns att ladda ner på konsumentverkets hemsida. Där kan man fylla i sina uppgifter och det finns även kryssrutor som fungerar. Kanske kan man inte göra så mycket mer avancerade saker än så, jag har som sagt inte provat, så du har säkert en poäng där.

Jupp, just så är det. Formulär i PDF är till för att man ska kunna fylla i sina uppgifter, ungefär som på en pappersblankett, och sedan kan man göra en snygg utskrift där blanketten är ifylld. Det är ganska tjusigt, och det finns många myndigheter som använder såna formulär, Migrationsverket, Skatteverket etc.

Men Adobe Reader eller Foxit kan inte göra beräkningar som i Excel eller Open Office Calc. Sådana formulär måste köras i ett kalkylprogram som kan läsa filen. Och eftersom programmen inte är helt kompatibla bugg för bugg, så måste man vara extra noga när man gör ett formulär som ska kunna användas i såväl Open Office som i Excel, och det är bättre att använda en något tidigare variant av filformatet och att inte ha med finesser som bara finns i den senaste versionen. Precis som man kollar med flera läsare när man gör webbsidor bör man kolla att den funkar i både Excel och Open Office. Eftersom Open Office är fritt är det inte något större problem att göra det.

#16 Å andra sidan, eftersom OpenOffice.org är fritt och gratis, så kostar det inget för mottagaren att installera det (förutom hårddiskutrymme och tid), om vederbörande skulle råka mottaga en ODF-fil. Visst finns det annat att installera också, exempelvis AbiWord, GNumeric och så vidare, men de verkar inte kunna öppna alla ODF-filer. Man får ibland felmeddelande om filen är skapad i OpenOffice.org. Det kanske bara är när filen innehåller makron, i och för sig, har inte testat så där jättegrundligt. Trots felmeddelanden brukar jag i alla fall få upp cellinnehåll i GNumeric när jag öppnar en ODF skapad i OpenOffice.org, så helt odugligt är det ju inte i alla fall.

Man kanske skulle föreslå för OpenOffice.org-utvecklarna (eller andra utvecklare av Open Source-programvara) att man de tar fram en ”ODF viewer”, som gör det möjligt att i alla fall titta på ODF-filer och eventuellt köra dess makron. Kanske inte skulle bli lika omfattande att ladda ner.