Möten är onödiga
Jag har alltid tyckt att möten är slöseri med tid och sällan ger lika mycket som dom kostar. I synnerhet är veckomötet på jobbet ett sådant helt meningslöst möte som bara tar upp ens tid. Men även projektmöten tar upp allt för mycket tid som istället skulle kunna användas till riktigt jobb.
Jag tyckar att e-post, diskussionsforum och snabbmeddelanden (MSN Messenger med flera) är överlägset ett möte. Dessutom har man automatiskt ett protokoll och allt som sägs blir sökbart och åtkomligt även i framtiden.
Igår stötte jag på en e-bok som bland annat tar upp meningslöstheten med möten och här är ett litet utdrag ur den som jag tycker belyser problemet på ett underhållande sätt:
There's nothing more toxic to productivity than a meeting. Here's a few reasons why:
- They break your work day into small, incoherent pieces that disrupt your natural workflow
- They're usually about words and abstract concepts, not real things (like a piece of code or some interface design)
- They usually convey an abysmally small amount of information per minute
- They often contain at least one moron that inevitably gets his turn to waste everyone's time with nonsense
- They drift off-subject easier than a Chicago cab in heavy snow
- They frequently have agendas so vague nobody is really sure what they are about
- They require thorough preparation that people rarely do anyway
Boken som helhet handlar om hur man bör driva projekt så effektivt som möjligt. Boken heter Getting Real och kan köpas $19 på bokens sajt.
Mvh // Johan
Hos flera av mina kunder som använder SharePoint har jag hjälpt till att jobbat fram ett koncept för att möten kan bli mycket mer effektiva.
Vi sätter upp en mötessajt i SharePoint. Detta gör man mha ett knapptryck så är sajten uppe. Den innehåller mallar för mötesagenda, Uppgifter och diskussioner, deltagare, var och när, dokumentbibliotek för dokument och anteckningar och lite till.
På sajten skriver de som skall delta upp de aktiviteter som skall behandlas. Därefter börjar mötesdeltagarna att diskutera de olika punkterna, bifoga inlägg och dokumnet till de olika ämnena mm. Genom att i förväg gå igenom och diskutera allt på denna sajt kommer samtliga medlemmar att vara förberedda inför mötet och många saker som annars skulle ha behövts diskuterats, bordläggas till nästa möte med mera är då redan avklarade och samtliga har inkommit med sina synpunkter. Många gånger kan man då gå direkt till beslut baserat på allas synpunkter som alla mötesdeltagare kunna ta del av innan. Dessutom är olika aktiviteter genomarbetade med dokument, information och förslag.
En fördel är även att man inte behöver gå igenom sin inkorg för att hitta material som andra medlemmar sänt till en eller till andra och då inte veta vad de andra ev. svarat avsändaren. På SharePoint sajten finns allt lagrat på ett och samma stäle.
Visserligen behöver man diskutera vissa saker mer i detalj på mötet men de flesta tycker att detta är ett utmärkt sätt att i egen ro sätta sig in i saker och ting innan mötet. Vi blir då även jycket mer effektiva och ötena behöver inte längre ta lika lång tid.
Efter mötet dokumenteras beslut med mera och publiceras där vid behov. Mötessajten sparas för framtida bruk och det är enkelt att gå tillbaka ifall det var något som man undrade över, vilket beslut, hur man resonerade etc.
Låter som en bok för mig:) Håller absolut med om möten, finns alldeles för många möten för mötenas skull liksom…
#1: Tyvärr är diskussionsforumen i SharePoint rätt usla. Att dela dokument, kalendrar och uppgifter är det utmärkt, men för att verkligen diskutera tycker jag inte att det fungerar.
#2: Verkligen! Undrar hur mycket mindre stress det skulle finnas i samhället om man hade färre möten och ägnade mer tid åt riktigt jobb istället för att prata om att jobba.
Mvh // Johan
håller med till fullo!!
i 99% av de möten jag deltagit i hade frågorna kunnats lösas mellan 2-3 personer per mejl o nått telefonsamtal. det hade inte varit nödvändigt att kalla 10pers att sitta i två timmar för att snacka runt något.
Detta blir bara mer sant när man betänker på hur många möten som också inkluderar restid.
Digra projektplaner, kravspecar och RUP-dokument är något annat som jag anser vara helt värdelöst för alla webbprojekt jag någonsin varit inblandad i (det är mååånga i varierande storlek).
Det hade räckt alldeles utmärkt med handritade skisser på gränssnitt på vanligt kopieringspapper, en ungefärlig budget och så kan man lägga tiden på formgivning och programmering istället för Word-dokument som ändå består av 50% av rubriker som bara finns för att RUP kräver det.
Nää… Det är för mycket snack och för lite verkstad…
Mvh // Johan
Starta ny diskussion